Falhas no acompanhamento do Domicílio Judicial Eletrônico (DJE) podem representar custos extras para empresas. Essa condição é ainda mais relevante no segmento de médio porte, em que as equipes são enxutas. O alerta vem de advogados que atuam em áreas como trabalhista e tributário.
Eduardo Alcântara, sócio da área trabalhista do Demarest Advogados, observa que deixar de confirmar comunicações encaminhadas pelo DJE, como uma citação judicial, em até três dias úteis, sem que haja uma justificativa, tem consequências como multas e perda de prazo. Essa falha no monitoramento do DJE pode custar a uma empresa até 5% de uma causa.
"A não confirmação das comunicações encaminhadas pelo Domicílio Judicial Eletrônico deixou de ser tratada pelos tribunais como uma mera falha operacional. A regulamentação do CNJ [Conselho Nacional de Justiça] transferiu às empresas o dever de monitoramento ativo da plataforma, de modo que a ausência de acompanhamento pode gerar consequências relevantes, incluindo multas processuais, além dos riscos de perda de prazo e, no pior cenário, revelia", diz Alcântara.
Conduta deve fazer parte da gestão de risco
Para Daniel Biagini Brazão Bartkevicius, advogado tributarista do Bergamini Advogados, o monitoramento do DJE precisa fazer parte da gestão de riscos das empresas. “A economia de tempo com uma rotina negligenciada pode acabar consumida por uma multa inteiramente evitável. Em uma ação de R$ 1 milhão, são até R$ 50 mil por uma omissão, o que poderia ser evitado com organização interna”, ressalta Bartkevicius.
Na análise do tributarista, nas médias empresas, que em geral apresentam estruturas mais enxutas, o risco aumenta quando há indefinição quanto à responsabilidade pelo acompanhamento do DJE. Bartkevicius diz que esse tipo de falha é comum em empresas de gestão familiar e que não contam com uma equipe jurídica ou administrativa dedicada ao acompanhamento das intimações.
“Nessas empresas, muitas vezes não há uma rotina bem definida de monitoramento, o que aumenta o risco de perda de prazos. Ter um advogado ou escritório contratado não resolve, por si só, essa lacuna: é preciso estabelecer expressamente quem consulta a plataforma e quem encaminha as comunicações”, afirma.
Criado pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ), o Domicílio Judicial Eletrônico (DJE) funciona como uma espécie de endereço virtual das pessoas jurídicas, diz Alcântara. O advogado explica que os tribunais enviam citações, intimações e outras comunicações processuais que exigem ciência pessoal da parte para o DJE.
Estrutura enxuta requer mais atenção
Alcântara observa que há ainda um risco menos visível, porque as empresas que não se cadastraram até maio de 2024, prazo fixado pelo CNJ, foram incluídas de forma compulsória com base em dados da Receita Federal. Então, há chances de algumas comunicações serem enviadas a um e-mail desatualizado ou que ninguém acompanha.
"Quando o negócio está crescendo, existe um risco de a complexidade da operação aumentar e a estrutura não acompanhar esse crescimento. Nesse sentido, é importante que haja redundância e pessoas formalmente designadas para acompanhar o DJE, com titular e substituto", diz Alcântara.
Na análise do sócio do Demarest, tem crescido o número de consultas relacionadas ao DJE, especialmente nos últimos meses. Para o advogado, esse comportamento está relacionado à maior compreensão por parte das empresas sobre os riscos associados ao não acompanhamento da plataforma.
“A preocupação não está restrita a um setor específico, mas é mais frequente em empresas com operações descentralizadas, múltiplas unidades de negócio e elevado volume de demandas judiciais. Temos visto interesse de companhias dos setores industrial, agronegócio, logística, varejo, tecnologia e serviços, entre outros”, diz.
No dia a dia, a penalidade relacionada à não confirmação do DJE tem sido aplicada. Alcântara cita a decisão anunciada em abril deste ano da 3ª Turma do Tribunal Regional do Trabalho da 18ª Região, em Goiás, pela manutenção de multa de 5% sobre o valor da causa contra empresas que não confirmaram a citação no prazo nem justificaram a falha na primeira manifestação no processo. “Para o tribunal, alegar depois problema técnico ou de cadastro não afasta a sanção, porque manter o cadastro funcionando é obrigação da empresa”, ressalta.
Bartkevicius entende que a aplicação da multa não é automática, e 5% correspondem ao teto. “O juiz pode fixar um percentual menor. No caso de Goiás, por exemplo, o juiz de primeira instância aplicou 5%, e o TRT manteve a punição, mas reduziu a multa para 1%. Se houve um impedimento real, como uma falha técnica, a empresa precisa reunir provas e apresentar a justificativa na primeira vez que se manifestar no processo”, diz.
Como mitigar riscos
Para o advogado tributarista, a prevenção é o melhor caminho para mitigar riscos. Na prática, isso significa adotar medidas como como designar um responsável e um substituto para fazer esse acompanhamento, consultar diariamente a plataforma, manter o cadastro atualizado e encaminhar imediatamente as comunicações ao advogado. “Os alertas por e-mail devem servir como apoio, sem substituir essa rotina”, afirma.
Alcântara recomenda também que haja registros na empresa com informações detalhadas referentes a datas, responsáveis e providências adotadas em relação a cada comunicação. “Outra providência é justificar no processo, já na primeira manifestação, qualquer citação que não tenha sido confirmada no prazo”, ressalta. O advogado alerta ainda para a importância de revisar periodicamente acessos e procedimentos, especialmente em casos de desligamento, férias ou mudança de função dos usuários cadastrados.